こんにちは。オフィスＡＢＵの安部浩行です。
ご愛読いただきましてありがとうございます。
コロナが流行し始めた頃の２月中旬にケアテック東京に行きました。あと1ヶ月遅ければ開催が中止になっていたかもしれません。
あらゆる意味で本当に東京に行くことができたのはラッキーでした。
そこでかねてから気になっていた幾つかのコンサルタント事務所のセミナーを聞くことができました。
組織作りと人材育成、生産性の向上の視点からセミナーを選択したのですがその中で「株式会社識学」のロジカルに共通するもの感じています。
先月、リモートで1時間ほど担当者の方とお話しをさせていただき私の現在の活動を話しましたところ、ブログ・メルマガでの引用を了解いただきました。
組織の現在の状況は、会社により全部違います。言ってみればレベルが高いところもあれば低いところもあります、レベルが低い会社に高度なことや実践例を話しても「絵に書いた餅」的に思うことあります。
大きな企業や歴史のある会社は、きちんとした組織作りが確立していてそこにはめ込んでしまえばいい状態であったり、ルールが守られています。
しかし、小集団になった場合の問題点は変わらないと思います。違いがあるとすれば問題点に対応すべき行動が根付いているという表現がいいのかもしれません。
つまり、「その様に行動するのが当たり前」そしてそれがどこまで徹底されているかだと思っています。
「まずルールは誰でもできること」から決めていきます。暗黙の了解ではなく、明確にすることです。
常識は、個人で違います。そのくらいは社会人としてできて当然ではなくて、また「私は言われなくてもわかっています。」という意見が出ても作成します。
例えば、この話を読んで「なんで」思われる方もいるかもしれません、また 「うちもこんなもんだ」思われる方もいると思います。
ある施設で iPadが紛失しました。このiPadはリースで借りてますので、紛失した場合 リース会社に弁済しなければいけないです。
基本的使ったものは元の場所に戻すがルールです。物が紛失した場合 探すのが当たり前の行動です。
しかし、そこの職員は何とかなるだろうという態度が見えました。この施設でiPadが紛失したのは2回目でした、前回はあまり大きな問題にはしなかった様です。
iPadと言えば 高価なものです。また 変な疑いをかければ売ることさえできます。みんなが 嫌な思いをしたくないというのも理解できますが果たして それでいいのでしょうか ?
2回目は、あえて全員に公開して探す様に掲示しましたが、弁償という言葉に不満を訴える人、無関心、他人を非難する人様々です。そして探そうという動きはなかった様です。
そうなれば、業務命令で探させるしかない、犯人探しが始まる、無ければ誰かが責任を取る、
始末書？を書かされる、責任のある人が誰かが不明、擦り合いと右往左往するばかりです。
ルールには責任者を明確することも必要です。一つの仕事には一人の責任者をつけることで責任の所在を明確にします。複数チェックの場合は、最後のチェック者であるとか明確にします。
複数の責任者を置けば、責任の所在が曖昧になります。物品管理であれば管理者を指名して管理方法を管理者自身に決めてもらいます。
もし管理方法にアドバイスがあればしますが、最終的な決定権は実際に管理をする人があります。あとで言い訳をしない様にするためです。
「◯◯さんが言ったから。」発言は無しです。
次に誰でもができる基本的なルールを元にして、上手くいかないケースで修正をしていきます。そしてさらに高度化していくことが組織を強くしていきます。
ルール作りは、創業時や開設の時に行っています。しかし、職員は入れ替わっていきます。その中できちんと伝わっていなかったり、勝手に変えてしまったしています。
中には、意識的に都合がいい様に変えたり解釈したりする人もいます。
また時代の流れの中で変えざるえないこともあります。
明文化し新しい職員にきちんと研修すること、見直しを定期的に行い改訂ことが必要です。
PS；一番最悪なのは、経営者や管理者が「俺がルールブックだ」みたいなやり方です。いつ何を発言したかもわからなくて、毎回内容が違っていたら全て経営者や管理者の責任にして仕事する様になります。
もちろん職員の仕事に対する意欲も行動もなくなります。
最後までお読みいただきありがとうございました。