こんにちは。オフィスＡＢＵの安部浩行です。
ご愛読いただきましてありがとうございます。
前回のメールマガジンで、日本の生産性は主要7ヵ国の中で最下位だと書きましたが、1位の米国に比べると3分の2程度の水準となっています。
その原因の中には、昨年から取り組まれている「印鑑制度」であったり、決裁権のある方が対応しない所謂「持ち帰り、上司に相談」だったりするそうです。
これも日本特有の意思決定システムだと書いてありました。
では、生産性を上げるためにどうしたらいいのか？簡単に言えば「仕事を早くできるようにする」ことです。
そのために、生産性を下げているものを抽出するそして見直すことです。
よく例えられるのは「マニュアル」と「会議」です。マニュアルは、詳しいものが必要ですが現場ではA4用紙1枚以内にまとめ上げたものが効率的です。
会議や申し送りも決められた日程で時間でしないといけない決まりがあります。
実際にある通所事業所で、実施しているですが。個人の物品を持ってこらせないやり方です。
利用される方のシャンプーやリンス・ボディソープ・タオル・歯磨き粉・歯ブラシなどです。
全てを事業所で準備します。忘れ物の確認が無くなります。歯ブラシを名前を見て手渡す必要がありません。
1番大変な入浴ではタオルをバックから出して、濡れたタオルをビニール袋に入れて間違いなくバックに戻す作業がなくなり、全部一括りで洗濯に回せばいいです。
但し、サービスでは経費は増えます。そこで入浴セットや歯磨きセットなどステーショナリーの費用を１回分いくらで徴収すればどうでしょうか？
まずメリットすれば、利用者側では準備の手間が少なくなる。荷物が少なくなる。洗濯物が少なくなる。残量のチェックをしなくていいなどが考えられます。
そして、事業所側では利用者の物品の忘れ物など確認や名前の管理をしなくてよくなります。その分、時間に余裕ができ利用者との接する時間が増える、記録の記入時間が取れます。
作業を見直した結果、このやり方がいいと判断したのだ思います。確かに職員はかなり負担が減ります。マンパワー不足もカバーできます。
次に管理者レベル話ですが、仕事が遅い人の特徴は大きく分けて二つです。一つは、サボる人です。
このタイプは、不思議と自覚がありません。なぜならサボっていない時は忙しいからです。忙しくない時に、職員と無駄話をしたりしています。
その時間に先の分を前倒しして仕事をすればいいのですが、結局は締切ギリギリでするから間に合わなかったりしています。そして自分は忙しいくて時間がないと思っています。
しかし、第三者が見ているとよく休んでいるしサボっています。その上、案外締切に間に合わなくて時間をくださいと言うことに慣れていたりします。
もう一つのタイプは、仕事している途中で余分なものをつけ加えてしまったり、完璧を求めすぎて時間がかかるタイプです。
取りかかる前に準備万端ではないといけないタイプもいます。なかなかスタートしません。
準備不足で仕事の途中でギブアップは困りますが、締切までの時間配分を考えて走りながら考えることも必要です。
また、完璧さも大切ですが早めに形を作りそこから締切に合わせて仕上げていくこともできます。
特に行事の準備などではあまり高い仕上がりを目標にして時間がかかり過ぎることがあります。工程がある作業は、次の工程が回らなくなる場合もでてきます。
このタイプは、全くサボっていません。むしろ残業したり休日にボランティアで準備したり熱心であり、仕事の能力自体も高いものがあります。
但し、現在では部下がついていきにくいタイプで目標達成に共感することは難しいと思われます。
生産性を上げる為には、作業の見直しや点検が必要です。職員にどう働いてもらうかの指示もあります。しかし合わせて工程や結果が安心できるものでなくてはいけません。
PS：サッカーの話になりますが、得点を早く取る為にはゴールの1番近くにいる選手にボールを届けることが確立が高くなります。
ですから、後の方からロングボールを蹴って最前線の選手にパスをするのが1番いい方法だと思います。しかし、相手チームの選手はそれを邪魔します。確率は低くなります。
ですから、負けている試合の終了間際も除いて時間はかかっても細かいパスを繋いでせめていくのです。
仕事も同じで、作業効率を上げる事と結果の両方からやり方を検討し、安全に間違いなく目標が達成できることが生産制の向上と言えます。
最後までお読みいただきありがとうございました。