こんにちは。オフィスＡＢＵの安部浩行です。
ご愛読いただきましてありがとうございます。
コロナ禍でなかなか実地指導が行われなかった地域もあるのではないでしょうか？最近、いくつかの事業所で実地指導の通知があったと相談がありました。
どのように対処するのかは、個々で違います。この機会に再度できているかどうかを見直す事業所は前向きです。
この県の場合、時間は1時間30分予定、指導官は3名で実施されます。となれば確認できる書類は限りがあります。
ある事業所の上司は要領で乗り切るつもりみたいでした。時間の関係でこの書類は見られないだろうとか、今までの経験では見られなかったなどの理由からです。
この上司で1番の問題点は、担当する管理者がこのやり方を正当だと学んでしまうことです。
以前も書いたことがありますが、管理者は必要される書類について整備をしなければいけません、もしできていなければできていないことを把握しておく必要があります。
簡単に言えば、できていないものを含めて全体の状況を管理する習慣をつけなければいけなのです。できない原因を検討しできるようにします。
職員の知識不足であれば、外部研修も必要です。時間が足りないのであれば時間の管理などを行います。管理者の残業も検討すべきです。
管理者業務は当然ですが、運営基準について精通していることは当然のことです。
しかし実施指導項目が送られてきてから慌てて何かわからないと聞いてくる管理者がいるのも現実です。
今回は、前述で書いた「要領」についてです。作業効率がいい要領はいいのですが、いわゆる手抜きの要領は困ります。
仕事に必要な能力は、いくつかの段階により積み上げられることが多いと考えています。これが、評価です。
「できない」から始まり、「学習、指導、注意」があり、「できる」ようになれば「ほめられる（評価）」この流れの中で仕事を覚えると手抜きが少ないように感じます。
ある兄弟は、上の子供でいつも親からはできないことばかりを指摘されて怒られながらできるようになりました。
勉強は当然で、机の整理など日常的こと、スポーツも含めてです。
下の弟は、怒られている兄を見て先回りをするようになります。机の整理など怒られている間にしてしまいます。ここで要領を憶えます。
全ての兄弟、姉妹関係が同じではありませんがこの状況では、弟は人から注意されるという過程が省略されて「ほめられる」ことになります。
その結果、自分で考えてする行動やプレッシャー（注意される）に対応ができないことがあります。
「できない」から「評価」までの一連ステップをまず部下には経験させるといいと思います。中には、このステップを経験し、身につけている職員もいるでしょう。
この職員は、きちんとした仕事ができる可能性が高いです。大切にしてください。
逆に、途中に手抜きをしてうまく切り抜けられたらつまり「結果OK」で満足するようであれば、その職員は管理者は不適格と判断し矯正したほうがいいでしょう。
もう一つ大きな問題点があります。もしできていなかった場合、どうなるのかの見通しが甘いということです。事の重要性は、身をもって知ることになります。
簡単に考えていることは結果についての認識が不十分だということなります。注意ぐらいすむからと思っているようです。
PS：行政に提出書類などは、最初は時間がかかりますが1回作成すると次は名称や所在地などを差し替えてたり、数字を変更したりするだけでできたりします。
よく見せて欲しいとか写しが欲しいとかで教えてきましたが、実際に自分でやってみないと意味がわかっていないので後で困ることがあります。
早く簡単に同じ物ができればいいじゃないかと考えるのも一理ですが、自分のものにはなりません。成長を期待する部下には、後方支援しながら自分でやってもらいました。
どうでもいい部下には、作ってあげました。やる気がない人はミスが多いし、間違いをチェックすらせずに持ってきます。（誤字、脱字、漢字間違い等）
仕事に対する姿勢をみる方法は、色々とあります。スポーツなどでもいい指導者は褒めるのが上手いと言われますが、それは選手が褒められるところがあるからです。
最後までお読みいただきありがとうございました。