こんにちは。オフィスＡＢＵの安部浩行です。
ご愛読いただきましてありがとうございます。
最近、読んだ本の中に「ミスを減らす方法」が書いてありました。簡単に言えば「集中力」になるでしょうが、解決策が大変興味深いことでした。
机の上にスマホを置いておくとミスが増えるという例でした。単純にそれは当たり前だと思われるでしょう。
しかしながら、私がいつも思うのは「なぜか？」ということです。実際に私は机の上にスマホを置いて仕事をしています。
私の場合は、幸いなことに集中力がある時は机の上のスマホの場所を忘れてしまっています。電話が鳴った時（鳴ると言ってもスマートウォッチが振動する）と机の上を探します。
それでは、なぜか。筆者の理論は「注意する数には限理がある。」です。実際にあることを考えてしまうとさっきまで憶えていたものを忘れてしまうことはあります。
途中に別の作業をすると前のことを忘れてしまうことってありませんか、私の場合は年齢による問題もあるかもしれませんが。
ミスが多発する時や連発する時は、滅多やたらに時間がなかったり、すること（種類が多い）たり、邪魔が入ったりなどが絡んでませんか？
自分はこの理論が自分に当たっています。個人差はあると思いますが、私はアポなしの訪問や急な電話は嫌うタイプです。自分で決めた予定通りにやりたいタイプです。
やっている作業を途中で邪魔されるとミスが出やすいのは自然とわかっていたのかもしれません。機嫌も悪くなります。
近くでしょうもない世間話をされるとまず無視します。これはたぶん人間ができていないのだろうとも思います。
私の話ばかりですみません、本題に戻ります。つまり、注意できる数には個人差をあるが限界があります。限界では無くても多くなればミスをする確率が高くなると言えます。
ですから、ミスを減らすためには「注意しなければならないもの自体を減らすことだ」と書いてありました。
具体的には、メモをとること、仕方なく手放す場合はとりあえず書き出して手放すこと、未完成のものは先に完成させてしますか、次にいつやるかを決めてから中止するなどです。
次に行うときに困らないようにして、スッパリ切り離して次の仕事に集中することが解決策だそうです。
ここでもう一つ重要な作業が出てきます。仕分け作業です。つまり優先順位をつけたり仕分けをしたりする能力です。
それにプラス仕事の完了する予測時間などの判断能力です。もしその仕事の完了が必要な時間に間に合わなかったらいけないからです。
締め切りに余裕があるものは、早めに取り掛かりながら割り込んでくる仕事との調整をします。しかし、余裕がある仕事もデータの作成などは区切りがいいところまでは一気にやってしまいます。
中途半端な打ち切りは、ミスの原因あるいはやり直しになります。仕事がミスが出ないように、いろんな形での仕分け作業が必要になります。
ですから、まずこの仕事はいつするか、いつまでにするのかを決めることが重要です。
将棋の有段者などは数人と同時に対局したりされてますが、頭の中で切り替えができているだと思います。普通の人なら、いっぱいの注意するものを持つことはできないと思います。
ですから、複合したいろんな仕事をする中で仕分けと中途での中止の仕方をきちんとすることで作業効率はかなり良くなると思います。
欲を言えば、集中できる環境と時間を確保できれば最高ですけど。
PS：「二つの物は一緒には掴めない」若い時に上司に言われました。両方を掴もうとすると両方とも落としてしまう。
二つのことをするなという意味ではありません。一つを終わらせて次をする。とりあえず中止して優先順位が上のものをすることです。
そのために残業を果てしなくすることもありましたが、なるべく早くひとつずつを完了するためにはそのやり方が良かったと思います。
時間がかかる原因で1番もったいないのは、ミスです。やり直したりは心も折れます。そしてその次は準備不足です。
これもミスに含まれますが、必要な物品や情報が揃っていなくて頓挫することです、無駄な待ちを作ってしまいます。
但し、精神面で持っておかないといけないことはもし自分や誰かがミスをしても許せる心です。
最後までお読みいただきありがとうございました。